Melihat karakteristik komputer dan karakteristik proses akuntansi, dapat disimpulkan bahwa ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti dengan komputer. Bila dipelajari sifatnya, proses mulai dari penjurnalan sampai ke pelaporan sebenarnya bersifat matematis (karena hubungan buku besar dapat ditunjukkan dalam persamaan akuntansi, si stematis (karena urutan mengerjakannya jelas) dan logis (karena unsur pertimbangan atau judgement tidak terlibat lagi).
Dengan kata lain, proses tersebut sifatnya adalah penambahan, pembandingan, penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan dengan cara tertentu yang sudah jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang demikian biasanya menjadi objek komputerisasi.
Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis adalah langkah analisis transaksi arena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut salah.
Yang menjadi persoalan adalah siapakah orang yang bertugas untuk melakukan pemasukan data (data entry). Tentu aja tidak setiap orang dapat melakukan hal tersebuut. Hanya orang/operator tertentu yang diotorisasi dapat melakukan pemasukan data. Sistem akuntansi dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan sehingga tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun orang tersebut masih tetap dapat Menggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan program dan melakukan pemasukan data orang/operator yang diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu. Cara ini merupakan salah satu contoh pengaman dan merupakan salah satu cara untuk menentukan orang yang bertanggung jawab bila terjadi kesalahan atau penyalahgunaan informasi.
Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard, layer, monitor dan printer, melakukan pencatatan transaksi dapat melaksanakannya dengan mudah. Setiap langkah yang dikerjakan dalam siklus akuntansi (penjurnalan, pengakunan dan penyusunan daftar saldo) dapat dilakukannya dengan mengikuti instruksi yang langsung dapat dilihat pada layar monitor.
Instruksi yang sudah disiapkan pada waktu merancang sistem biasanya di tampilkan di layar monitor dalam bentuk menu. Menu akan menyajikan daftar operasi yang dapat diminta oleh operator dan operator tinggal memilih operasi yang dikehendaki Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber daya yang dialokasikan untuk hal ini membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Cost bukan hanya berarti biaya yang dikeluarkan. Waktu, tenaga, sumber daya yang lain haruslah diperhitungkan dalam penggunaan komputer. Permasalahan timbul ketika cost yang berbentuk selain biaya tersebut sukar untuk diukur dalam ukuran kuantitatif. Tentu hal ini membutuhkan alat untuk mengalokasikan dan menentukan ukuran yang tepat untuk mengkuantifikasikannnya.
Record akuntansi dalam sistem berdasarkan komputer disajikan dalam empat file magnetis yang berbeda, yaitu :
> File induk, secara umum berisi data-data akun. Buku besar umum dan buku besar pembantu adalah contoh dari file induk.
> File transaksi, adalah file sementara yang menyimpan record transaksi yang digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file induk. Pesanan penjualan, penerimaan persediaan, penerimaan kas dan contoh transaksi transaksilain.
> File referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi. Misalnya table pembayaran gaji dapat merujuk ketabel pajak untuk menghitung jumlah yang sebenarnya daripajak yang ditahan untuk transaksi pembayaran gaji.
> File Arsip, berisi record-record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi akan dating.
Dengan kata lain, proses tersebut sifatnya adalah penambahan, pembandingan, penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan dengan cara tertentu yang sudah jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang demikian biasanya menjadi objek komputerisasi.
Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis adalah langkah analisis transaksi arena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut salah.
Yang menjadi persoalan adalah siapakah orang yang bertugas untuk melakukan pemasukan data (data entry). Tentu aja tidak setiap orang dapat melakukan hal tersebuut. Hanya orang/operator tertentu yang diotorisasi dapat melakukan pemasukan data. Sistem akuntansi dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan sehingga tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun orang tersebut masih tetap dapat Menggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan program dan melakukan pemasukan data orang/operator yang diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu. Cara ini merupakan salah satu contoh pengaman dan merupakan salah satu cara untuk menentukan orang yang bertanggung jawab bila terjadi kesalahan atau penyalahgunaan informasi.
Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard, layer, monitor dan printer, melakukan pencatatan transaksi dapat melaksanakannya dengan mudah. Setiap langkah yang dikerjakan dalam siklus akuntansi (penjurnalan, pengakunan dan penyusunan daftar saldo) dapat dilakukannya dengan mengikuti instruksi yang langsung dapat dilihat pada layar monitor.
Instruksi yang sudah disiapkan pada waktu merancang sistem biasanya di tampilkan di layar monitor dalam bentuk menu. Menu akan menyajikan daftar operasi yang dapat diminta oleh operator dan operator tinggal memilih operasi yang dikehendaki Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber daya yang dialokasikan untuk hal ini membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Cost bukan hanya berarti biaya yang dikeluarkan. Waktu, tenaga, sumber daya yang lain haruslah diperhitungkan dalam penggunaan komputer. Permasalahan timbul ketika cost yang berbentuk selain biaya tersebut sukar untuk diukur dalam ukuran kuantitatif. Tentu hal ini membutuhkan alat untuk mengalokasikan dan menentukan ukuran yang tepat untuk mengkuantifikasikannnya.
Record akuntansi dalam sistem berdasarkan komputer disajikan dalam empat file magnetis yang berbeda, yaitu :
> File induk, secara umum berisi data-data akun. Buku besar umum dan buku besar pembantu adalah contoh dari file induk.
> File transaksi, adalah file sementara yang menyimpan record transaksi yang digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file induk. Pesanan penjualan, penerimaan persediaan, penerimaan kas dan contoh transaksi transaksilain.
> File referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi. Misalnya table pembayaran gaji dapat merujuk ketabel pajak untuk menghitung jumlah yang sebenarnya daripajak yang ditahan untuk transaksi pembayaran gaji.
> File Arsip, berisi record-record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi akan dating.
2 comments:
salam persahabatan gan
Salam sahabat
4 file magnetis ini yang kayaknya lebih mengena diuraikan ya mas
Terima kasih
Posting Komentar
Orang yang baik adalah orang yang berkomentar yang membangun.